Wie viel hilft viel? Wie oft man den Medien Infos liefern sollte.
Aus unserer Wissensserie "Was bringt´s?"
Heike ist Mitgründerin von bering*kopal und kennt die PR- und Baubranche seit dreißig Jahren. Julia Löwrick arbeitet für unsere PR-Agentur als Freie Mitarbeiterin und schreibt regelmäßig in unserem Auftrag. Was Julia nicht so genau weiß – wie oft die Medien von unseren Kunden mit Informationen versorgt werden sollten und worauf es noch ankommt. Deswegen fragt Julia bei Heike nach.
Julia: Heike, worum geht es eigentlich beim Aussenden von Medieninformationen? Was müssen Kunden in Bezug auf die Häufigkeit von Presseaussendungen wissen?
Heike: In erster Linie geht es für unsere Kunden ja um Sichtbarkeit. Das bedeutet, dass sie auf der Bildfläche und damit im Gedächtnis der Medienschaffenden bleiben wollen. Deswegen kann ich ihnen nur zurufen: Zeigt Euch. Am besten regelmäßig. Aber auch nicht zu häufig. Denn wir alle sind tagtäglich mit einer Flut von mehr oder weniger relevanten, manchmal kaum noch verarbeitbaren Informationen konfrontiert. Journalisten betrifft das in einem besonderen Maß.
Julia: Worauf ist zu achten, wenn man aus Budgetgründen eher schlank agieren muss?
Heike: Mit Medieninformationen sollte man meiner Erfahrung nach mindestens einmal pro Quartal, besser mit sechs Aussendungen im Jahr an die Fachpresse herantreten. Wer mit einer Medieninformation nur selten herausgeht, sollte das ausschließlich mit Themen tun, die im Fokus der jeweiligen Zielgruppen stehen. Ist das Budget knapp, muss dennoch unbedingt professionelles Bildmaterial angeboten werden.
Was auch elementar wichtig ist: Dass es jemanden im Unternehmen gibt, der sich mit den Themen auskennt und ansprechbar ist – für Fragen, Freigaben, weiterführende Informationen und natürlich auch, um interne Kontakte weiterzugeben oder externe zu pflegen.
»Je weniger man in den Medien auftaucht, desto wichtiger sind Qualität und Relevanz dessen, was man aussendet.«
Julia: Wie oft sollte man Presse und Medienschaffende idealerweise mit Informationen „versorgen“?
Heike: Empfehlen würde ich eine engere Taktung – mit einer Medieninformation im Monat erreicht man ein gutes Grundrauschen in der Medienlandschaft. Viele Publikationen erscheinen ja auch im Monatsrhythmus. Selbst wenn man mal nicht berücksichtigt werden kann oder wenn man es mit Online-Medien zu tun hat - die Redakteurin oder der Redakteur erinnert sich dann an Euch. Hier gelten die Grundregeln: Die Botschaft muss relevant sein, die Fotos professionell und der Text unwerblich. Was Medienschaffende gar nicht mögen: Wenn sie etwas nicht einordnen können oder etwas fehlt und sie deswegen extra nachfassen müssen!
Julia: Gibt es auch Fälle, in denen eine sehr hohe Anzahl an Aktivitäten Sinn macht?
Heike: Die gibt es natürlich auch – gerade wenn Unternehmen sehr groß sind und es mit komplexen Themenfeldern und heterogenen Zielgruppen zu tun haben. Da ist es sinnvoll, in einer höheren Taktung Medieninformationen über das Jahr verteilt zu versenden und darauf zu achten, dass diese bei unterschiedlichen Adressaten landen. Zum Beispiel Informationen zu Corporate-Themen bei der Wirtschaftsfachpresse, Informationen zu Produkten bei der Verarbeiterfachpresse und Informationen zu umgesetzten Projekten bei der Architekturfachpresse. Es gibt auch Kunden, die Unterstützung bei der Krisenkommunikation benötigen. Etwa, wenn geplante Bauvorhaben im Vorfeld negative Presse bekommen und Gegendarstellungen herausgegeben werden müssen. Das ist dann nicht planbar, aber man muss trotzdem vorbereitet sein und schnell agieren können.
»Mit einer Information im Monat erreicht man ein gutes Grundrauschen in der Medienlandschaft.«
Julia: Kannst Du kurz für mich zusammenfassen, was Du Kunden empfehlen würdest?
Heike: Gern anhand von drei Punkten, die die Voraussetzung bilden, damit Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Früchte tragen kann. Ich gehe so weit, zu behaupten: Wenn auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt ist, wird es nicht funktionieren. Erstens: Zielführend ist für die meisten unserer Kunden die Erstellung beziehungsweise der Versand von sechs bis maximal vierzehn Medieninformationen im Jahr. Zweitens: Es ist unbedingt auf professionelles Bildmaterial zu achten. Drittens: Auch wenn man sich für eine externe Agentur in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit entschieden hat, braucht es diesen einen internen, kompetenten Ansprechpartner, mit dem Abläufe strukturiert werden können. Am besten findet mit dieser Person ein regelmäßiger wöchentlicher oder monatlicher Jour Fixe statt.
»Die Botschaft muss relevant sein, die Fotos professionell und der Text unwerblich.«
Julia: Ich danke Dir sehr für das Gespräch und dass Du Dein Wissen mit mir geteilt hast, liebe Heike!
Wenn Ihr Fragen rund um das Thema Presseaussendungen und Medieninformationen habt, oder Euch gerne rund um das Thema PR und Kommunikation für Euer Unternehmen beraten lassen wollt, tretet gerne unverbindlich mit uns in Kontakt! Heike freut sich auf Eure Mail unter heike.bering@bering-kopal.de.
Weitere Beiträge aus unserer Reihe "Was bringt´s?" findet Ihr in unserem Blog, auf LinkedIn oder Instagram.
⮕ No.1: Was kann PR, was Werbung nicht kann?
⮕ No.2: Referenzen heißt das Zauberwort!